概念解说

办公事务用品是办公人员的办公工具，它的性能及管理直接影响到办公人员的工作效率和公司经费，因此要制定相应的办公物品的管理制度，并将这些规定在开展行政办公的过程中贯彻执行。

编写要点

办公物品管理制度由标题、正文组成。其中标题由制文单位、办公物品管理事由和文种构成，也可由事由、文种构成。正文则由总则、分则、附则组成。总则说明制定本制度的缘由、目的、指导思想等。分则是具体的规范项目。办公物品的管理，一般涉及对各种办公物品的购买、领用、使用及保管的全过程。因此，一般要写明：①办公物品的购买程序及规定；②办公物品的分发领用规定；③特殊、重要办公物品的使用管理规定；④办公物品的保管、损坏的相应规定。附则用以提出执行的要求等事项。

范　　文

第一章　购买

第一条 主管

为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有事务用品的购买，都由事务用品管理员统一负责。

第二条 订购数量

 

根据事务用品库存量情况以及消耗水平，向主管科长报告，确定订购数量。如果事务印刷制品需要调整格式的话，或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的话，也一并向主管科长提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量；然后，去专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。

第三条 采购方法

如果事务用品库存不多，或者有关部门提出特殊需求，在这种情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买，或者订购的方式。

第四条 订购单

各部门申请的事务用品中，如果包含着需要订购的事务用品的话，申请部门还必须另填一份订购单，经事务用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。事务用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，写明订购日期、订购数量、单价，以及向哪家商店订购等等。

第五条 追踪

按订购单以及订购进度控制卡，检查所订购事务用品在预定日期送到与否，实施追踪。

第六条 接货

所订购事务用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，如果没问题，就在送货单上加盖印章，表示收到。进而，在订购进度控制卡上作好登记，写明到货日期、数量等等。

第七条 支付

收到事务用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管科长签字盖章，作好登记，转交出纳科负责支付或结算。

第八条 分发

事务用品原则上由总公司统一采购、分发给各分事业单位和部门。如果有特殊情况，允许各营业所或分厂、分店，在提出“事务用品购买申请书”的前提下，就近采购。在这种情况下，事务用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以便作为日后使用情况报告书的审核与检查的依据。

第二章　申请与分发领用

第九条 申请手续

各科的申请书必须一式两份，一份用于分发事务用品；另一份用于分发领用事务用品台账登记。在申请书上写明所要物品、数量与单价金额。

第十条 分发手续

1．接到各分事业单位的申请书（两份）之后，进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量；再填写一份用品分发传票给发送科。

2．发送科进行核对后，把申请所要全部用品备齐、打包，通过邮局寄给分事业单位。

3．用品寄出后作好登记，写明寄送日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交用品管理科记账存档；另一份作为用品分发通知，连同寄出包裹一起返回各分事业单位。

第十一条 报废处理

对决定报废的事务用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理有关事项。

第三章　保管

第十二条 填写台账

所有入库事务用品，都必须一一填写台账（卡片）。

第十三条 保管

必须清楚地掌握事务用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。

第十四条 盘存

事务用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由科长负责；盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。

第十五条 印刷品与纸张管理

印刷制品与各种用纸的管理，按照盘存的台账为基准，领发多少，随记账，进行加减，计算出余量。一旦某批消耗品用完，即写成书面报告递交主管。

第十六条 持有量调查

必须对总公司各部科所拥有的事务用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品，作出调查。调查方式是，每月5日就前一月领用量、使用量以及余量（未用量），作出统计，向上报告。事务用品管理科对报告进行核对，检查各部科所报统计数据，是否与仓库的各部科领用台账中的记录相一致。最后把各报告分部科进行编辑保存。

第四章　监督与调查

第十七条 调查科职责

1．对总公司各科室进行调查。

1）核对用品领用传票与用品台账。

2）核对用品申请书与实际使用情况。

3）核对用品领用台账与实际用品台账。

2．对分事业单位调查（同前）。

第十八条 部长职责

1．核对收支传票与用品实物台账。

2．核对支付传票与送货单据。

第十九条 科长职责

1．核对各类科目收支台账。

2．检查各类科目实物台账。